+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Акция месяца 8- Государственный служащий уволен в апреле года, личное дело хранится в нашем учреждении, архивной службой дело еще не сформировано и не подготовлено к сдаче на хранение.

Личное дело: формируем и оформляем

Акция месяца 8- Государственный служащий уволен в апреле года, личное дело хранится в нашем учреждении, архивной службой дело еще не сформировано и не подготовлено к сдаче на хранение.

Дело пронумеровано, имеет опись. Бывший сотрудник устроился в другое госучреждение, которое просит передать личное дело в пользование. Подскажите как правильно передать дело, составить акт передачи. Согласно Положению о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв.

Указом Президента РФ от При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения , хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. Порядка передачи личного дела, формы акта приема-передачи на законодательном уровне не установлено. Такой порядок может быть утверждён на региональном уровне, локальном уровне, в рамках инструкции по ведению кадрового делопроизводства в конкретном Министерстве.

Так, например, согласно Указу Мэра Москвы от Форму акта передачи можно посмотреть, например, в Приложении N 9 к Инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая г.

N , и на основании письма указывается государственный орган, дата и номер ,. Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а указывается государственный орган принял личное дело федерального государственного гражданского служащего. Советуем Вам на основании рассмотренных выше документов закрепить в локальном нормативном акте порядок передачи личных дел госслужащих.

Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие.

Персональные данные , внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами , относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа и разработать для них специальную должностную инструкцию. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу , так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы.

В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу замещении должности гражданской службы.

Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы если гражданин назначен на должность по результатам конкурса.

Копия паспорта и копии свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы. Копии документов об образовании и о квалификации, а также документов о квалификации, которые подтверждают повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профобразования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания если таковые имеются. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности. Копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.

Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений профессиональном уровне и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.

Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.

Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России ИНН. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.

Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Указанные справки составляются кадровой службой. Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела , а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами. Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные.

В частности:. Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Должна ли кадровая служба государственного органа знакомить гражданского служащего с его личным делом. Кроме того, проводить ознакомление с личными делами нужно:.

При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы п. При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности п. По истечении данного срока личные дела передайте в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения порядка ведения и хранения личных дел гражданских служащих. За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну содержащихся в личных делах , гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности. Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом.

Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными служебной или конфиденциальной информацией , могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. С нами более 1 миллиона подписчиков. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Ваши ПВТР устарели: что срочно убрать и добавить. Система Кадры Высшая Школа Кадровика. О сайте Ввести код доступа.

А еще Ответы на вопросы Как правильно передать дело в другую организацию уволенного сотрудника? Как правильно передать дело в другую организацию уволенного сотрудника? Вопрос-ответ по теме Сколько рабочих дней длится внеплановая проверка ГИТ? В каком случае сотрудник не получит пособие при рождении ребенка? Может ли кадровик вместо карточек Т-2 вести личные дела? Нужно ли проверять лицензию медорганизации, которая выдала работнику больничный? Сколько кадровику хранить старый табель? Ответ на вопрос: Согласно Положению о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв.

Самые важные изменения этой весны! Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли.

Готовый план главных дел кадровика на I квартал года Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в году Пять вредных привычек кадровиков. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Запретные документы в кадровой службе Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас.

Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутаться Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день — суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации. Рекомендации по теме.

Как правильно сформировать личное дело работника

Личные дела ЛД , в соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

Личное дело: как оформить правильно?

Все работодатели обязаны вести личные карточки. А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих.

Состав личного дела работника

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Предыдущая статья: Прибыль. Следующая статья: Страховые взносы для ИП в году.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала .. служащих и муниципальных служащих формируются только в Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников?.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Розина

    Еще случай из жизни. Будучи молодым шел от своей девушки на остановку, через мост. По мосту передо мной метрах в 20 паренек идет. На улице темно. Вижу автобус подъезжает, я бегом по мосту. Пацан увидел и давай от меня съебывать я за ним к остановке подбегаю, и того заодно догнал, он на меня круглыми глазами смотрит я ему, ты чего? он мне я думал что мент))

  2. didipical

    А что-то поменялось в ответственности за установку неправильной цены? Опечатался я, допустим, вместо 300 написал 30, заставят просто налог заплатить?

  3. Фелицата

    Тарас, у вас всегда полезные темы. Продолжайте пожалуйста.

  4. Иван

    Часто на работу приносят повестку. И требуют рабочего на допрос. хотя наверно в каждой организации есть человек для работы с правоохранительными органами. Да и рабочий по сути дела ничего не знает и доверенности у него нет. А следаку такой человек как хлеб. Приходится часто объяснять следователю, что рабочий без доверенности может говорить только как физлицо, про себя. Не в праве разглашать коммерческую тайну.

  5. Ульян

    Уже и ручка на принтере со значком Ютуб!)))